Politique de protection des données

La présente politique de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») vise à informer les personnes qui consultent la plateforme Elyx Académie (ci-après la « Plateforme ») ou qui achètent un accès à la préparation à la certification AFA (visiteurs, prospects et Candidats) sur la manière dont leurs données sont collectées, utilisées et protégées.

Cette Politique fait partie intégrante des Conditions Générales d'Utilisation et de Vente d'Elyx Académie. Elle est établie conformément à la loi fédérale sur la protection des données (nLPD, RS 235.1) et, lorsqu'il trouve à s'appliquer, au Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD).

Le responsable du traitement des données est :

• ELYX Finance SNC
• IDE CHE-262.977.519
• Chemin du Pavillon 2
• 1218 Le Grand-Saconnex
• Suisse

Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez contacter : info@elyx-academie.ch.

Les services d'Elyx Académie sont principalement destinés aux personnes souhaitant préparer une certification suisse. Des Candidats résidant hors de Suisse peuvent néanmoins accéder à la Plateforme, sous réserve des dispositions légales applicables dans leur pays de résidence.

Données fournies par le Candidat : lors de la création d'un compte et de l'achat de l'accès à la préparation, Elyx collecte les données d'identité (nom, prénom), les coordonnées (adresse e-mail, téléphone), le cas échéant les données de facturation, les identifiants de compte (le mot de passe est stocké sous forme chiffrée), ainsi que les données liées à la formation (progression dans les modules, résultats aux quiz et examens blancs).

Conversations avec l'assistant Willi : les échanges du Candidat avec l'assistant conversationnel Willi sont enregistrés et conservés afin d'assurer la continuité de l'échange, la possibilité pour le Candidat de retrouver son historique de conversation d'une session à l'autre, et l'amélioration des performances du service. Ces échanges peuvent inclure des questions posées par le Candidat en lien avec sa préparation.

Autres données collectées automatiquement : Elyx recueille automatiquement l'adresse IP et certaines informations techniques relatives à l'utilisation de la Plateforme (type d'appareil, navigateur, pages consultées), nécessaires à son bon fonctionnement, à sa sécurité et à l'amélioration de la navigation.

Elyx traite les données personnelles sur les bases suivantes :

• Exécution du contrat : gestion du compte, fourniture de l'accès à la préparation, fonctionnement de l'assistant Willi et facturation.
• Consentement : envoi de communications, le cas échéant, et dépôt de cookies non essentiels. Le consentement peut être retiré à tout moment.
• Intérêt légitime : sécurité de la Plateforme, prévention de la fraude et du partage de compte, et amélioration des services, y compris l'assistant Willi.
• Obligation légale : conservation des pièces comptables et respect des obligations légales applicables.

Les données personnelles peuvent être communiquées, dans la stricte mesure nécessaire :

• aux prestataires d'hébergement et d'infrastructure technique de la Plateforme ;
• au prestataire dont l'infrastructure fait fonctionner l'assistant Willi ;
• aux prestataires d'analyse d'audience et de mesure de performance publicitaire ;
• aux prestataires de gestion des rendez-vous et des notifications associées (confirmations, rappels par e-mail ou SMS) ;
• au prestataire de messagerie électronique transactionnelle ;
• au prestataire de facturation et de comptabilité ;
• aux autorités compétentes, lorsque la loi l'impose.

Lors de la réservation d'un rendez-vous, nous collectons vos coordonnées, notamment votre numéro de téléphone, ainsi que vos réponses aux questions de réservation. Ces informations servent à préparer et réaliser l'échange, gérer votre rendez-vous et vous envoyer les confirmations, rappels et notifications de modification ou d'annulation par SMS ou email.

La réservation ne vous inscrit pas automatiquement à des communications commerciales.

Les données nécessaires à ces opérations sont traitées dans notre CRM et transmises à nos prestataires techniques, notamment Twilio pour l'envoi des SMS et Google Agenda pour la gestion des rendez-vous.

Les SMS liés aux rendez-vous sont envoyés uniquement après une réservation initiée par l'utilisateur. Le numéro de téléphone sert aux confirmations et rappels de ce rendez-vous, ainsi qu'aux notifications de modification ou d'annulation. La fréquence habituelle est d'un SMS de confirmation, suivi de rappels éventuels ; des messages supplémentaires peuvent être envoyés en cas de modification ou d'annulation.

Pour demander l'arrêt des SMS (STOP) ou obtenir de l'aide (HELP), vous pouvez écrire à info@elyx-academie.ch en précisant le numéro concerné. Si le numéro d'envoi permet de répondre par SMS, vous pouvez également utiliser les mots-clés STOP ou HELP. L'arrêt des SMS n'annule pas le rendez-vous.

Des frais de réception ou d'envoi de SMS peuvent s'appliquer selon votre opérateur et votre forfait. Votre numéro n'est ni vendu, ni loué, ni partagé avec des tiers à des fins marketing. Il est transmis uniquement aux prestataires nécessaires à la gestion du rendez-vous et à l'envoi de ses notifications.

Afin de faire fonctionner la Plateforme, Elyx a recours notamment aux prestataires suivants :

• Supabase : hébergement de la base de données, gestion des comptes et de l'authentification ;
• Vercel : hébergement et diffusion technique de la Plateforme ;
• Google Analytics : mesure d'audience et statistiques de navigation ;
• Meta (pixel Meta) : mesure de performance publicitaire sur les réseaux Facebook et Instagram ;
• Google (pixel / outils de suivi Google) : mesure de performance publicitaire et de conversion ;
• Calendly : prise de rendez-vous pour les sessions de coaching des étudiants ;
• Twilio : envoi des SMS de confirmation, de rappel et de modification de rendez-vous ;
• Google Agenda : gestion du calendrier des rendez-vous ;
• Postmark : envoi des e-mails transactionnels (confirmation de compte, factures, notifications).

Cette liste de sous-traitants est susceptible d'évoluer ; seule la version de la présente Politique publiée sur la Plateforme fait foi. Elyx s'assure que ses sous-traitants offrent des garanties appropriées de protection des données. Elyx ne vend ni ne loue les données personnelles de ses Candidats à des tiers.

Certains des prestataires mentionnés ci-dessus sont établis hors de Suisse, notamment aux États-Unis. Les données peuvent en conséquence être transférées hors de Suisse ou de l'Espace économique européen lorsque cela est nécessaire au fonctionnement de la Plateforme ou de ses sous-traitants.

Dans ce cas, Elyx veille à ce que ces transferts reposent sur une base juridique appropriée, telle que des clauses contractuelles types reconnues, une décision d'adéquation, ou tout autre mécanisme de transfert international de données prévu par la législation applicable.

Les données personnelles du Candidat sont conservées tant que son compte est actif sur la Plateforme. En cas de suspension ou de résiliation du compte, Elyx conserve les données du Candidat concerné pendant une durée de 90 jours à compter de la suspension, sauf obligation légale de conservation plus longue.

Les pièces comptables et de facturation sont conservées pendant 10 ans, conformément à l'article 958f du Code des obligations. L'historique des conversations avec Willi est conservé pendant la durée d'activité du compte, sauf demande de suppression du Candidat.

Le Candidat peut demander la suppression de son compte à tout moment, en écrivant à info@elyx-academie.ch. Certaines données devront néanmoins être conservées au-delà de cette demande, dans la stricte mesure où une obligation légale l'impose, notamment les données comptables et de facturation soumises à la durée de conservation légale de 10 ans.

Conformément à la législation applicable, le Candidat dispose des droits suivants :

• droit d'accès : demander quelles informations Elyx a recueillies à son sujet ;
• droit de rectification : demander la correction de données inexactes ;
• droit à l'effacement : demander la suppression de ses données, sous réserve des durées de conservation légales ;
• droit à la limitation du traitement ou d'opposition à certains traitements ;
• droit à la portabilité : recevoir ses données dans un format structuré et couramment utilisé ;
• droit de retirer son consentement à tout moment, sans affecter la licéité des traitements antérieurs ;
• droit d'adresser une réclamation à l'autorité de contrôle compétente, en Suisse le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Le Candidat peut exercer ces droits en adressant sa demande à info@elyx-academie.ch. Pour des raisons de sécurité, une vérification d'identité peut être demandée avant de traiter la demande.

Afin d'assurer la sécurité de la Plateforme, de détecter les accès frauduleux et de protéger ses droits (notamment dans le cadre de la lutte contre le partage de compte), Elyx peut enregistrer les dates de connexion, les adresses IP, les appareils utilisés, le navigateur, ainsi que certains événements techniques liés à l'utilisation de la Plateforme.

Elyx met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles reconnues afin que les données collectées ne soient ni perdues, ni détournées, ni consultées, modifiées ou divulguées par des tiers non autorisés, notamment :

• le chiffrement des échanges (HTTPS) ;
• le stockage chiffré des mots de passe ;
• des sauvegardes régulières des données ;
• un contrôle des accès aux systèmes et aux données ;
• des mécanismes d'authentification aux comptes et aux outils internes ;
• l'application régulière des mises à jour de sécurité des systèmes utilisés.

L'utilisation des cookies et technologies similaires par la Plateforme est détaillée dans la Politique de cookies, document distinct accessible sur la Plateforme. Certains cookies sont indispensables au fonctionnement de la Plateforme et ne nécessitent pas le consentement préalable du Candidat ; les autres catégories de cookies sont soumises au recueil de ce consentement, qui peut être retiré à tout moment.

Elyx ne prend aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à l'égard du Candidat ou l'affectant de manière significative de façon similaire, au sens de la législation applicable en matière de protection des données.

Les services d'Elyx s'adressent à des personnes majeures. Elyx ne collecte pas sciemment de données concernant des mineurs.

Elyx se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment. Les Candidats sont invités à consulter régulièrement la dernière version en vigueur, disponible sur la Plateforme.

Pour toute question, réclamation ou demande relative à la présente Politique, le Candidat peut contacter Elyx à l'adresse info@elyx-academie.ch.